Artikel 1: Definities

1.1 “Algemene voorwaarden”

betekent deze algemene voorwaarden.

1.2 “Bijzondere voorwaarden”

betekent de bijzondere voorwaarden afgesloten tussen de Gebruiker-opdrachtgever en Offipolis. Deze bijzondere voorwaarden kunnen bijv. worden weergegeven in een offerte.

1.3 “Offipolis”

is de opdrachtnemer, een handelsnaam met maatschappelijke zetel te 3570 Alken, Stationsstraat 1, ingeschreven in ondernemingsregister onder nummer 0740848584.

1.4“Gebruiker-Opdrachtgever”

is elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die beroep wenst te doen op de Diensten van Offipolis en hiertoe een Overeenkomst afsluit met Offipolis.

1.5“Diensten”

duidt op de door Offipolis voorziene / aangeboden diensten zoals die worden opgenomen in de Overeenkomst. De diensten van Offipolis kunnen onder andere omvatten: allerlei digitaal administratieve support, secretariaatswerk, advies over de administratieve processen van de Gebruiker-Opdrachtgever, tekst- en cijferverwerking.

1.6“Overeenkomst”

betekent de overeenkomst die tot stand komt tussen de Gebruiker-Opdrachtgever en Offipolis, omvattende de Algemene Voorwaarden en de Bijzondere Voorwaarden.

1.7“Partijen”

duidt op Offipolis en de Gebruiker-Opdrachtgever samen.

1.8“Partij”

duidt al naargelang de context op Offipolis, dan wel de Gebruiker-Opdrachtgever.

2. Toepasselijkheid

2.1.

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, wordt elke overeenkomst tussen Offipolis en haar Gebruiker-Opdrachtgever beheerst door de hiernavolgende algemene voorwaarden.

2.2.

De Gebruiker-Opdrachtgever verklaart kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en deze te aanvaarden.

2.3.

De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de Gebruiker-Opdrachtgever wordt door Offipolis niet aanvaard.

3. Totstandkoming van de overeenkomst

3.1.

Alle aanbiedingen gedaan door Offipolis zijn vrijblijvend en 1 maand geldig vanaf de offertedatum.

3.2.

De overeenkomst tussen Offipolis en de Gebruiker-Opdrachtgever komt pas tot stand op het ogenblik dat de opdracht door Offipolis wordt aanvaard.

3.3.

Wordt de opdracht schriftelijk gegeven dan zal Offipolis een schriftelijke opdrachtbevestiging overmaken aan de Gebruiker-Opdrachtgever. De aanvaarding zal dan blijken uit de uitdrukkelijke bevestiging van de opdracht door Offipolis nadat deze de door de Gebruiker-Opdrachtgever ondertekende opdrachtbevestiging terug heeft ontvangen. De opdrachtbevestiging is gebaseerd op de ten tijde van de opmaak van de opdrachtbevestiging verstrekte informatie. De opdrachtbevestiging wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.

3.4.

Indien de opdracht mondeling is verstrekt, dan zal de aanvaarding door Offipolis schriftelijk worden bevestigd. Hierdoor en op dat moment ontstaat de overeenkomst. De opdracht komt tot stand onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden op het moment van de schriftelijke bevestiging van de aanvaarding. De schriftelijke bevestiging van de aanvaarding van de opdracht wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.

3.5.

De overeenkomst komt in de plaats van, en vervangt alle eerdere voorstellen, correspondentie, afspraken of andere communicatie, mondeling of schriftelijk gedaan.

3.6.

Offipolis heeft het recht om wijzigingen in de kost van de uitvoering van de opdracht zoals de kostprijs van materialen, lonen, specifieke software e.d. of ingevolge de kwaliteit van de door de Gebruiker-Opdrachtgever effectief aangeleverde goederen, die zich voordoen na aanvaarding van de bestelling doch vóór levering, aan te rekenen bovenop de bedongen prijs. Alle taksen en lasten zijn steeds voor rekening van de Gebruiker-Opdrachtgever.

3.7.

Voor een opdracht van minder dan 250,00 € zal een administratiekost van 30,00 € worden aangerekend.

Artikel 4: Omkadering en context van de Diensten

4.1

De van Offipolis gevraagde Diensten zullen uitgevoerd worden binnen een per opdracht overeen te komen termijn. Partijen zullen elkaar inlichten omtrent iedere moeilijkheid die de stipte uitvoering van de Diensten kan verstoren en aan elkaar elke inlichting verstrekken die de uitvoering van de opdrachten kan vergemakkelijken.

4.2

Offipolis zal de Diensten uitvoeren volgens haar eigen wensen en inzichten, doch rekening houdend met de specificaties haar door de Gebruiker-Opdrachtgever verstrekt.

4.3

De Gebruiker-Opdrachtgever is ertoe gehouden alle gegevens, bescheiden, stukken, materiaal, documenten, welke Offipolis overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de opdracht, tijdig en in de door Offipolis gewenste vorm en wijze ter beschikking te stellen.

4.4

Offipolis van haar kant zal bij de uitvoering van de Diensten al haar kennis ter beschikking stellen om de Diensten volgens de regels van de kunst uit te voeren, zoals het een gespecialiseerde en “goed” dienstverlener past.

4.5

Offipolis is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Offipolis is uitgegaan van door of namens de Gebruiker-Opdrachtgever verstrekte onjuiste en / of onvolledige gegevens.

4.6

Indien Offipolis aansprakelijk mocht zijn voor enigerlei schade, dan is haar aansprakelijkheid beperkt tot maximaal tweemaal de factuurwaarde van de Diensten waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft. De aansprakelijkheid van Offipolis ten opzichte van Gebruiker-Opdrachtgever is in ieder geval beperkt tot het bedrag van de door haar verzekeraar gedane uitkering.

4.7

Offipolis is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Zij is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen maar niet beperkt tot: gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

Artikel 5: Vergoeding, betalingstermijn en kosten

5.1

De vergoeding voor de Diensten wordt opgenomen in de Overeenkomst. Prijs- en andere vermeldingen in folders, offertes of andere publicaties van Offipolis, binden Offipolis niet behalve indien schriftelijk een geldigheidsduur wordt vermeld. Elke betalingsuitnodiging of factuur van Offipolis in het kader van administratieve support of diensten, moet door de Gebruiker-Opdrachtgever uiterlijk 30 dagen na factuurdatum worden voldaan.

5.2

Betwistingen, conform artikel 7 van onderhavige Algemene Voorwaarden, van het gefactureerde bedrag of omtrent de uitvoering van de Diensten, schorten de betalingsverplichting van de Gebruiker-Opdrachtgever niet op. Indien de Gebruiker-Opdrachtgever nalaat de factuur binnen de hierboven vermelde termijn te betalen zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een conventionele verwijlintrest van 2 % per maand op het niet-betaalde bedrag beginnen lopen tot op moment van de voldoening van het nog verschuldigde bedrag.

5.3

Alle in redelijkheid gemaakte gerechtelijke en buitengerechtelijke (incasso)kosten, die Offipolis dient te maken ingevolge de niet-nakoming van de betalingsverplichting door de Gebruiker-Opdrachtgever, komen ten laste van de Gebruiker-Opdrachtgever. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen minstens 30% van het verschuldigde bedrag met een minimum van € 150.

Artikel 6: Opzegging/annulering

6.1

Elke Partij kan op ieder ogenblik de Overeenkomst in het kader van administratieve support schriftelijk beëindigen door voorafgaandelijk een schrijven te richten aan de andere Partij, met inachtneming van een opzegperiode van 30 dagen. De opzegperiode neemt aanvang de eerste maandag na de melding van beëindiging van de overeenkomst. In de mate dat de beëindigende Partij een te korte opzegtermijn in acht zou nemen, zal zij een verbrekingsvergoeding moeten betalen aan de andere Partij die overeenstemt met de niet gerespecteerde, resterende duur van de opzegtermijn.

6.2

Elke Partij kan op ieder ogenblik de Overeenkomst schriftelijk beëindigen door voorafgaandelijk een schrijven te richten aan de andere Partij.

6.3

Een annulering is slechts geldig als ze schriftelijk gebeurt en na ontvangstmelding van Offipolis. Een wijziging is slechts geldig als ze schriftelijk gebeurt en na ontvangstmelding en akkoord van Offipolis.

6.4

Algemeen geldt dat onverminderd de overige bepalingen van de Overeenkomst, de Overeenkomst te allen tijde en zonder rechterlijke tussenkomst door elk van beide Partijen en mits aangetekend schrijven, beëindigd kan worden in geval van uitzonderlijke omstandigheden, bedrog, grove of opzettelijke fout, of ernstige nalatigheid gepleegd door een Partij. In geval van dergelijke beëindiging zal de Overeenkomst onmiddellijk en van rechtswege en zonder rechterlijke tussenkomst beëindigd worden, zonder termijn noch vergoeding, onverminderd het recht van de verbrekende Partij om een schadevergoeding te eisen. Tenzij anders vermeld, zal het aangetekend schrijven uitwerking hebben de dag van de verzending zelf.

6.5

Partijen komen overeen dat onder meer volgende omstandigheden dienen beschouwd te worden als uitzonderlijke omstandigheden: het faillissement, de ontbinding van een Partij of overmacht. Als overmacht wordt onder meer beschouwd zonder beperkt te zijn tot: Technische problemen, zoals een crash of black-out van een informaticasysteem, infectie van de software door een virus,…

6.6

De onbeschikbaarheid van Offipolis of haar aangestelde. Indien Offipolis onverwacht geen beroep meer kan doen op de aangestelde aan wie zij het uitvoeren van de Diensten heeft toevertrouwd en Offipolis kan aantonen dat zij alle redelijke maatregelen heeft genomen om in een vervanger te voorzien en hierbij zonder resultaat is gebleven, kan deze onbeschikbaarheid worden beschouwd als overmacht. Deze lijst is geenszins limitatief.

6.7

Bij de beëindiging van de Overeenkomst zal elk van beide Partijen alle materiaal en bezittingen teruggeven die aan de andere Partij toebehoren en die werden overgemaakt met het oog op de uitvoering van de Diensten.

Artikel 7: Betwistingen

7.1

Bij betwistingen omtrent de verrichte Diensten en/of het gefactureerde bedrag, dient de Gebruiker-Opdrachtgever binnen de 8 dagen na het einde van de Overeenkomst, dan wel binnen de 8 dagen na de vaststelling van het gebrek indien de Gebruiker-Opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijze niet kon ontdekken binnen de 8 dagen na het einde van de Overeenkomst, Offipolis van het gebrek op de hoogte te brengen.

7.2

Indien het vastgestelde gebrek een gegronde klacht uitmaakt, heeft Offipolis de keuze tussen de aanpassing van het in rekening gebrachte factuurbedrag, of het kosteloos verbeteren, of het opnieuw verrichten van de afgekeurde Diensten, of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de Diensten tegen een restitutie naar evenredigheid van door Gebruiker-opdrachtgever reeds betaalde vergoedingen voor de diensten. Indien Offipolis niet conform het bovenstaande tijdig van een klacht op de hoogte wordt gebracht, vervallen alle rechten van Gebruiker-Opdrachtgever in verband met de betwisting.

Artikel 8: Niet-exclusiviteit

8.1

Partijen aanvaarden dat er in hoofde van Offipolis ten aanzien van de Gebruiker-Opdrachtgever geen exclusiviteitsverplichting bestaat. Er wordt, voor zover als nodig, uitdrukkelijk aanvaard en erkend dat Offipolis evenzeer opdrachten van derden tot het verlenen van de Diensten kan aanvaarden, zonder dat dit uiteraard de correcte en loyale uitvoering van de voor de Gebruiker-Opdrachtgever aanvaarde opdrachten in gedrang mag brengen. Dit houdt tevens in dat Offipolis en haar aangestelden zich er enerzijds van zullen onthouden om tijdens de looptijd van de Overeenkomst enige activiteit uit te oefenen die rechtstreeks of onrechtstreeks schade kan berokkenen aan de Gebruiker-Opdrachtgever.

8.2

Anderzijds mag de Gebruiker-Opdrachtgever naar eigen goeddunken gebruikmaken van de diensten van andere dienstverleners die soortgelijke diensten kunnen verlenen als de Diensten van Offipolis aan de Gebruiker-Opdrachtgever, zonder evenwel afbreuk te doen aan de bestaande samenwerkingsmodaliteiten.

Artikel 9: Niet-afwerving

9.1

De Gebruiker-Opdrachtgever verbindt er zich toe gedurende de uitvoering van de Overeenkomst en gedurende een periode van 12 maanden na het einde van de Overeenkomst, geen personeelsleden of aangestelden van Offipolis in dienst te nemen of ze door haar bemiddeling in dienst te laten nemen door derden.

9.2

In het geval de Gebruiker-Opdrachtgever de verplichting van onderhavig artikel zou schenden, is de Gebruiker-Opdrachtgever aan Offipolis een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd ten bedrage van € 10.000,00, ongeacht het recht van Offipolis om een hogere schadevergoeding te eisen, indien zij het bewijs kan leveren van haar concrete schade. Op basis van een afkoopsom kan van bovenstaande worden van afgeweken.

Artikel 10: Confidentialiteit

10.1

Partijen verbinden zich ertoe en maken zich sterk voor de personen die zij bij de uitvoering van de Overeenkomst betrekken dat, zowel tijdens de duur van de Overeenkomst als daarna, noch zijzelf, noch de personen die als aangestelde van de Partijen zijn opgetreden, aan derden enige informatie zullen bekendmaken, gebruiken of verspreiden die niet tot het publiek domein behoort en waarvan zij kennis zouden hebben gekregen naar aanleiding van hun contacten met de andere Partij, hun dochtervennootschappen of de met hen verbonden ondernemingen, tenzij een wettelijke verplichting tot bekendmaking zou bestaan.

10.2

Als confidentiële informatie wordt in het bijzonder beschouwd, zonder dat deze opsomming evenwel limitatief is: alle informatie die confidentieel is uit haar aard, alle tekeningen, formules, specificaties, boeken, software, handleidingen, dagelijkse rapporten, notulen van vergaderingen, kasboeken en rekeningen, bedrijfs-, handels- en productiegeheimen, mondelinge of schriftelijke gegevens met betrekking tot de bedrijfsmethodes, -procedés, -technieken of uitrusting van de Partij, haar moederonderneming, dochtermaatschappijen of bijkantoren, de identiteit van de klanten, leveranciers, distributeurs en dienstverleners van de Partij, haar moederonderneming, dochtermaatschappijen of bijkantoren en eventueel andere informatie met betrekking tot dergelijke klanten, leveranciers, distributeurs en dienstverleners, ongeacht of de betrokken informatie al dan niet uitdrukkelijk door de andere Partij als confidentieel werd aangewezen.

10.3

Indien Partijen of de personen die zij bij de uitvoering van de Diensten betrekken, deze confidentialiteitsverplichting overtreden, zal de Overeenkomst onmiddellijk een einde nemen en is de overtredende Partij gehouden aan de andere Partij een forfaitaire vergoeding te betalen gelijk aan 10.000,00 EUR per inbreuk, dit onverminderd het recht van de schadelijdende Partij om een hogere schadevergoeding te eisen, mits zij het bestaan en de omvang van de schade bewijst.

Artikel 11: Intellectuele eigendomsrechten en licenties

11.1

Hoewel de intellectuele eigendomsrechten bij Offipolis blijven, verleent Offipolis op de door haar in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst ontwikkelde producten (bijvoorbeeld: een berekeningswijze in Microsoft Excel) een niet-exclusieve licentie aan de Gebruiker-Opdrachtgever gedurende de periode waarvoor de Gebruiker-Opdrachtgever dient te beschikken over het ontwikkelde product en enkel in de mate dit vereist is om de Gebruiker-Opdrachtgever van het product gebruik te laten maken.

11.2

De licentie verleent de Gebruiker-Opdrachtgever niet het recht om (1) op het product aan derden enig recht te verlenen, (2) het product te kopiëren, verkopen, verhuren, lenen, schenken, leasen, vergunnen, in sub licentie geven, verhandelen, bekendmaken of op een andere manier beschikbaar te maken aan derden, (3) het product te reproduceren, opnieuw te vervaardigen of op een andere manier te vermenigvuldigen, met uitzondering van de nodige back-up-kopieën bewaard binnen de lokalen van de Gebruiker-Opdrachtgever, (4) (te proberen) het product te reverse-assembleren, reverse-compileren of reverse-engineeren, en (5) het product te gebruiken met het doel een product of enige andere methode of module te (helpen) ontwikkelen met de bedoeling (substantieel) dezelfde functie als (een deel van) zulk product uit te voeren.

11.3

Het begrip “derden” omvat, zonder daartoe beperkt te zijn, moeder-, dochter-, zuster- of andere aanverwante vennootschappen van de Gebruiker-Opdrachtgever. Bij het einde van de termijn van de licentie zal de Gebruiker-Opdrachtgever alle originelen en kopieën van het product binnen de tien (10) werkdagen aan Offipolis terugbezorgen en garanderen dat het product van zijn infrastructuur volledig verwijderd is en dat hij het product niet langer gebruikt.

Artikel 12: Kennisgeving

Alle kennisgevingen in verband met de Overeenkomst moeten schriftelijk en in het Nederlands gebeuren. Voor beide Partijen geldt dat een kennisgeving geacht wordt geldig te zijn gedaan indien zij gebeurde via e-mail, onverminderd de bepalingen in de Overeenkomst die een aangetekend schrijven vereisen.

Artikel 13: Scheidbaarheid

13.1

Indien een bepaling in deze Overeenkomst geacht wordt geheel of gedeeltelijk onwettig, ongeldig of onafdwingbaar te zijn krachtens een toepasselijk recht van welke aard ook, wordt die bepaling geacht geen deel uit te maken van deze Overeenkomst en zal de rechtsgeldigheid, de geldigheid of de afdwingbaarheid van de resterende bepalingen van deze Overeenkomst niet worden aangetast.

13.2

Indien dergelijke onwettige, ongeldige of onafdwingbare bepaling de algehele aard van deze Overeenkomst aantast, moet elke Partij alle mogelijke inspanningen leveren om onmiddellijk te goeder trouw in een geldige vervangende bepaling te voorzien.

Artikel 14: Toepasselijk recht

De Overeenkomst wordt uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met het Belgische recht.

Artikel 15: Bevoegde rechtbank

De rechtbanken van het arrondissement van Limburg zijn uitsluitend bevoegd om kennis te nemen van ieder geschil dat uit de Overeenkomst voortvloeit.